DESAIN DAN STRUKTUR ORGANISASI

A. DIMENSI STRUKTUR ORGANISASI

Ada 3 dimensi struktur organisasi :

1. Kompleksitas

2. Formalisasi

3. Sentralisasi





1. Kompleksitas


Kompleksitas, mempertimbangkan tingkat diferensiasi yang ada dalam organisasi termasuk di dalamnya tingkat spesialisasi atau tingkat pembagian kerja, jumlah tingkatan di dalam hirarki organisasi serta tingkat sejauh mana unit-unit organisasi tersebar secara geografis.















Diffrensiasi :


a. Diffrensiasi horizontal -> merujuk pada tingkat diffrensiasi antara unit-unit berdasarkan orientasi para anggota, sifat dari tugas yang dilaksanakan, dan tingkat pendidikan dan pelatihannya.






Spesialisasi : pengelompokkan aktivitas tertentu yang dilakukan satu individu






Spesialisasi fungsional = pembagian kerja






Spesialisasi sosial -> individunya yang dispesialisasi






Departementalisasi : cara organisasi secara khas mengkoordiinasikan aktivitas yang telah dideferensiasi secara horizontal.


Misal : Berdasarkan fungsi; geografis;produk; proses






b. Diffrensiasi vertical -> merujuk pada kedalaman struktur


Misal : organisasi berbentuk tall atau flat, tergantung dari rentang kendali (span of control)






c. Diferensiasi Spasial à tingkat sejauh mana lokasi dari kantor,pabrik, dan personalia sebuah organisasi


tersebar secara geografis.





Kesimpulan :






-) Organisasi tall atau flat selain ditentukan oleh besaran organisasi juga oleh jenis pekerjaan dan karakteristik individu pemegang tugas.






-) Makin tinggi kompleksitas, maka perhatian terhadap masalah-masalah komunikasi, koordinasi dan kontrol makin besar.





2. Formalisasi

Formalisasi yaitu sejauhmana organisasi menyandarkan dirinya pada peraturan dan prosedur untuk mengatur perilaku dari para pegawainya.






Keuntungan adanya standarisasi :


-) Standarisasi perilaku akan mengurangi keanekaragaman


-) Memudahkan koordinasi


-) Adanya penghematan






Formalisasi:


a. Bersifat eksternal bagi pegawai -> peraturan, prosedur, dan aturan ditetapkan secara terinci, dikodifikasi, & dilaksanakan melalui pengawasan langsung.


b. Perilaku yang diinternalkan, melalui nilai, norma. Pola perilaku yg diharapkan bagi pekerjaan & organisasi. Misal :melalui pelatihan & budaya organisasi.






Teknik - teknik formalisasi :


-) Seleksi


-) Persyaratan peran


-) Peraturan, prosedur, dan kebijaksanaan.


-) Pelatihan


-) Ritual.






Hubungan Formalisasi dan Kompleksitas.


Difrensiasi horizontal tinggi -> pembagian kerja bagi pegawai tidak terampil -> Formalisasi tinggi


Diffrensiasi horizontal tinggi -> pegawai professional -> Formalisasi rendah





3. Sentralisasi


Sentralisasi, tingkat di mana pengambilan keputusan dikonsentrasikan pada suatu titik tunggal di dalam organisasi.


1 Sentralisasi


2 Desentralisasi






Hambatan sentralisasi :


-) Hanya memperhatikan struktur formal.


-) Memperhatikan kebebasan dalam pengambilan keputusan.


-) Konsentrasi pada seseorang, unit atau tingkat.


-) Kontrol dari top manajemen, tetapi keputusan tetap terletak pada anggota tingkat rendah.






Keuntungan desentralisasi :


-) Setiap manajer mempunyai keterbatasan terhadap jumlah informasi


-) Dapat menanggapi perubahan dengan cepat.


-) Memberi masukan lebih rinci bagi pengambil keputusan.


-) Memotivasi pegawai untuk memberi kesempatan dlm pengambilan keputusan.


-) Memberi peluang pelatihan bagi manajer tingkat rendah.






Keuntungan sentralisasi :


-) Keputusan komprehensif yang akan diambil.


-) Penghematan dan lebih efektif






Hubungan Sentralisasi, Kompleksitas, dan Formalisasi






Kompleksitas -> Desentralisasi


Formalisasi -> sentralisasi ( pekerja tidak trampil)


Formalisasi -> desentralisasi (pekerja profesional)



B. DEPARTEMENTALISASI


Depertementasi atau departementalisasi bersangkutan dengan proses penentuan cara pengelompokan kegiatan-kegiatan organisasi. Departementasi mencerminkan organsasi horizontal pada setiap tingkatan hirarki, dan hubungan erat dengan prinsip spesialisasi klasik.





a) Departemntasi Fungsional. Departementasi fungsional dapat dijumpai di setiap tipe organisasi. fungsi fungsi utama biasanya adalah produksi, pemasaran dan keuangan, fungsi-fungsi vital yang memungkinkan

perusahaan beroprasi dan menjaga kelangsungan hudupnya.


b) Departemantasi Produk. Departemantasi produk merupakan pengelompokan kegiatan-kegiatan atas

dasar perbedaan barang-barang dan atau jasa-jasa menurut perbedaan-perbedaan cara produksi atau

pemrosesan dan atau pemakaian akhir.


c) Departemtasi Wilayah. Bila organisasi beropraso di wilayah-wilayah yang tersebar, maka departemtasi

atas dasar wilayah akan diperlukan. Tipe departemantasi wilayah ini sering juga disebut departentasi

lokasi, daerah, regional atupun geografis.




C. MODEL DESAIN ORGANISASI







Model desain organisasi atau struktur organisasi adalah mekanisme-mekanisme formal pengelolaan suatu organisasi yang menunjukkan kerangka dan susunan perwujudan pola tetap hubungan-hubungan di antara fungsi-fungsi, bagian-bagian atau posisi-posisi maupun orang-orang yang menunjukkan kedudukan, tugas wewenang dan tanggung jawab yang berbeda-beda dalam suatu organisasi. Disain mengandung unsur-unsur spesialisasi kerja, standardisasi, koordinasi, sentralisasi, desentralisasi dalam pembuatan keputu­san dan besaran satuan kerja.









Pada penerapannya, model desain orgranisasi terdiri dari 2 model, yaitu Desain organisasi Mekanistik dan Desain organisasi orgranik.



1. Desain Organisasi Mekanistik.

-) Proses kepemimpinan tidak mencakup persepsi tentang keyakinan dan kepercayaan.

-) Proses motivasi hanya menyadap motif fisik, rasa, aman, dan ekonomik melalui perasaan takut dan sanksi.

-) Proses komunikasi berlangsung sedemikian rupa sehingga informasi mengalir ke bawah dan cenderung terganggu tidak akurat.

-) Proses interaksi bersifat tertutup dan terbatas, hanya sedikit pengaruh bawahan atas tujuan dan metode departemental.

-) Proses pengambilan keputusan hanya di tingkat atas, keputusan Relatif.

-) Proses penyusun tujuan dilakukan di tingkat puncak original, tanpa mendorong adanya partisipasi kelompok.

-) Proses kendali dipusatkan dan menekankan upaya memperhalus kesalahan.


2. Desain Orgranisasi Orgranik.


-) Proses kepemimpinan mencakup persepsi tentang keyakinan dan kepercayaan antara atasan dan bawahan dalam segala persoalan.

-) Proses motivasi berusaha menimbulkan motivasi melalui metode Partisipasi.

-) Proses komunikasi berlangsung sedemikian rupa sehingga informasi mengalir secara bebas keseluruh orgranisasi yaitu ke atas ke bawah dan kesamping.


-) Proses interaksi bersifat terbuka dan ekstensif, bai atasan ataupun bawahan dapat mempengaruhi tujuan dan metode partemental.

-) Proses pengambilan keputusan dilaksanakan di semua tingkatan melalui proses kelompok.


-) Proses penyusunan tujuan mendorong timbulnya partisipasi kelompok untuk menetapkan sasaran yang

tinggi dan realistis.

-) Proses kendali menyeber ke seluruh orgranisasi dan menekan pemecahan masalah dan pengendalian diri.



D. IMPLIKASI MANAJERIAL

Jadi dengan Desain Struktur Organisasi, temen temen dapat menghasilkan struktur atau susunan yang berkualitas didalam suatu organisasi, karena adanya teori yang mengatakan posisi adalah kualitas maka setiap orang yang menempati posisi yang ia kuasai dalam suatu organisasi akan menghasilkan kontribusi besar dalam suatu organisasi tersebut.

Pembentukan Kelompok Yang Efektif

(lanjutan bab 2)

A. Penjelasan

Manusia adalah makhluk sosial yang artinya manusia selalu memiliki kecenderungan nyata dan berkontribusi terhadap pembentukan kelompok sosial. Baik kelompok besar maupun terbatas. Dalam kehidupan bermasyarakat, tidak mungkin bila manusia ingin hidup sendiri saja tanpa gangguan dari siapa pun. Karena hal ini sangat mustahil.

Manusia tidak dapat hidup sendirian, meski hanya satu orang, namun manusia pasti tetap membutuhkan keberadaan orang lain tersebut. Itu sebabnya keterikatan yang nyata meski tak terlalu dimaknai dengan benar. Sekalipun manusia adalah orang yang ingin hidup sendirian, tanpa adanya intervensi maupun gangguan dari orang lain. Namun manusia tidak mungkin akan mampu hidup sendirian saja, itulah makna dan pengertian sebenarnya, hakikat dari kelompok sosial tersebut.

Dalam masyarakat terdapat bermacam - macam kelompok sosial (social gruop). Secara sederhana, kelompok sosial sering diartikan sebagai himpunan atau kesatuan kesatuan manusia yang hidup secara bersama - sama.

Hubungan tersebut bisa berkaitan dengan hubungan timbal balik yang saling mempengaruhi atau karena kesadaran untuk saling menolong. Pengertian ini menyisakan pertanyaan, apakah setiap himpunan manusia dapat diartikan sebagai kelompok sosial?

Pengerian kelompok sosial lainnya yang lebih spesifik adalah setiap kumpulan manusia yang memiliki kesadaran bersama akan keanggotaannya dan mereka saling berinteraksi. Dengan pengertian ini, sekumpulan orang yang sedang mengantre tiket saling berinteraksi seperti saling berkenalan atau bertengkar, kumpulan orang tersebut berubah menjadi kelompok sosial.

Nah itu cuma sebagian review dari asal mulanya kelompok sosial dan disini kita ngga membahas pembentukan kelompok sosial, kita langsung ke bagaimana sih kelompok yang efektif.

B. Kelompok Yang Efektif

Kelompok Efektif dalam sebuah kelompok yang efektif dapat kita saksikan adanya dua kategori perilaku anggota kelompok, yaitu : 

1. perilaku yang berorientasi pada tugas

2. perilaku yang berorientasi pada pemeliharaan hubungan anggota kelompok 

Perilaku yang berorientasi pada tugas, selalu berupaya mengingatkan dan mengajak anggota kelompok untuk mewujudkan pencapaian tujuan organisasi. Kenyataan ini dapat dilihat dari aktivitas anggota kelompok dalam melakukan kerja kelompok, antara lain : 

1. Mengambil inisiatif, antara lain mengajukan pendapat baru, merumuskan dan memberi pengertian baru terhadap masalah, sehingga menjadi lebih jelas, menunjukkan kelemahan masalah, mengusulkan pemecahan masalah. 

2. Mencari informasi, antara lain meminta penjelasan terhadap saran yang diajukan, meminta tambahan informasi atau fakta/data. 

3. Mengumpulkan pendapat, antara lain menanyakan ekspresi perasaan anggota, usul atau ide para anggotanya terhadap suatu masalah. 

4. Memberi informasi, antara lain menyajikan fakta dan memberikan kesimpulan dengan ilustrasi pengalamannya sehubungan dengan masalah yang dihadapi kelompok. 

5. Mencari pendapat, antara lain menanyakan pendapat atau keyakinan anggota tentang suatu saran, terutama yang terkait dnegan nilai-nilai, bukan fakta. 

6. Mengolah informasi, yaitu menjelaskan, memberi contoh, menafsirkan dan menggambarkan akibat yang bisa terjadi apabila saran dilaksanakan. 

7. Mengkoordinasikan, antara lain menyatukan berbagai pendapat atau saran, mengintegrasikan aktivitas anggota-anggota atau sub-subkelompok. 

8. Menyimpulkan, antara lain menyimpulkan pendapat atau saran yang saling berhubungan, dan mengulang saran tersebut setelah kelompok selesai mendiskusikannya. 

Perilaku yang berorientasi pada pemeliharaan kelompok, selalu berupaya mengingatkan dan mengajak anggota kelompok untuk mempertahankan keutuhan kelompok. Kenyataan ini dapat dilihat dari aktivitas anggota kelompok dalam melaksanakan kerja kelompok, antara lain : 

1. Mendorong pemeliharaan hubungan, seperti mudah berteman, ramah, cepat tanggap, menghargai, menyetujui dan menerima pendapat orang lain. 

2. Mendorong keterlibatan anggota, dengan berusaha agar semua anggota terlibat dalam pembicaraan, misalnya menyatakan : Bapak/Ibu A belum kita dengar pendapatnya, atau meminta setiap anggota membatasi pembicaraannya, agar semua anggota mendapat kesempatan untuk mengemukakan pikirannya. 

3. Membuat norma kerja, yaitu mengusulkan adanya kesepakatan tentang norma kerja kelompok untuk kelancaran dan ketertiban pertemuan/diskusi, menilai dan mengambil keputusan serta untuk memperingatkan kelompok bila norma tersebut dilanggar. 

4. Mengikuti kesepakatan, yaitu menyatakan menerima pendapat si A, sependapat dengan keputusan kelompok, dan menjadi seorang pendengar yang baik selama proses diskusi berlangsung. 

5. Mengekspresikan pendapat kelompok, yaitu berusaha menyimpulkan perasaan kelompok dan menguraikan reaksi kelompok terhadap suatu pendapat atau keputusan.

C. Implikasi Manajerial

Jadi untuk membuat kelompok yang efektif, harus berawal dari kesadaran diri sendiri, kita harus tahu posisi kita sebagai salah satu bagian dari kelompok yang dijalani, jangan lah takur akan menyatakan pendapat dalam suatu kelompok karena dalam suatu kelompok menghargai pendapat dalah hal yang harus dijunjung tinggi, dan dimulai untuk diri sendiri dan akhirnya sesama anggota juga melakukan hal yang sama dengan kita. Maka akan terbentuklah kelompok yang sangat efektif.

Okee sekian dari pembahasan tentang kelompok yang efektif, semoga berguna yang dalam aktivitas kelompok temen temen :-)

Faktor Faktor Pengambilan Keputusan

(lanjutan bab 3)

A. Faktor - Faktor Yang Mempengaruhi Pengambilan Keputusan


1. Posisi / Kedudukan
Dalam kerangka pengambilan keputusan, posisi/kedudukan seseorang dapat dilihat dalam hal berikut.
-) Letak posisi; dalam hal ini apakah is sebagai pembuat keputusan (decision maker), penentu keputusan (decision taker) ataukah staf (staffer).
-) Tingkatan posisi; dalam hal ini apakah sebagai strategi, policy, peraturan, organisasional, operasional, teknis.


2. Masalah
Masalah atau problem adalah apa yang menjadi peng-halang untuk tercapainya tujuan, yang merupakan penyimpangan daripada apa yang diharapkan, direncanakan atau dikehendaki dan harus diselesaikan.
Masalah dapat dibagi dalam 2 jenis, yaitu :
-) Masalah terstruktur (well structured problems), yaitu masalah yang logis, dikenal dan mudah diidentifikasi.
-) Masalah tidak terstruktur (ill structured problems), yaitu masalah yang masih baru, tidak biasa, dan informasinya tidak lengkap.
Masalah berdasarkat sifat dapat dibagi sebagai berikut :
-) Masalah rutin, yaitu masalah yang sifatnya sudah tetap, selalu dijumpai dalam hidup sehari-hari.
-) Masalah insidentil, yaitu masalah yang sifatnya tidak tetap, tidak selalu dijumpai dalam hidup sehari-hari.


3. Situasi
Situasi adalah keseluruhan faktor-faktor dalam keadaan, yang berkaitan satu sama lain, dan yang secara bersama-sama memancarkan pengaruh terhadap kita beserta apa yang hendak kita perbuat.


Faktor-faktor itu dapat dibedakan atas dua, yaitu sebagai berikut.
-) Faktor-faktor yang konstan (C), yaitu faktor-faktor yang sifatnya tidak berubah-ubah atau tetap keadaanya.
-) Faktor-faktor yang tidak konstan, atau variabel (V), yaitu faktor-faktor yang sifatnya selalu berubah-ubah, tidak tetap keadaannya.


4. Kondisi
Kondisi adalah keseluruhan dari faktor-faktor yang secara bersama-sama menentukan daya gerak, daya ber-buat atau kemampuan kita. Sebagian besar faktor-faktor tersebut merupakan sumber daya-sumber daya.


5. Tujuan
Tujuan yang hendak dicapai, baik tujuan perorangan, tujuan unit (kesatuan), tujuan organisasi, maupun tujuan usaha, pada umumnya telah tertentu/ telah ditentukan. Tujuan yang ditentukan dalam pengambilan keputusan merupakan tujuan antara atau objective.


Ada pula beberapa pendapat lain tentang kondisi untuk pengambilan keputusan.

1. Keadaan Intern Organisasi
-) Keadaan intern organisasi bersangkut paut dengan apa yang ada di dalam organisasi tersebut.
-) Keadaan intern organisasi antara lain meliputi dana yang tersedia, keadaan sumber daya manusia, kemampuan karyawan, kelengkapan dari peralatan organisasi, struktur organisasi.

2. Keadaan Ekstern Organisasi
-) Keadaan ekstern organisasi bersangkut paint dengan apa yang ada di luar organisasi tersebut. Keadaan ekstern organisasi antara lain meliputi keadaan ekonoriki, sosial, politik, hukum, budaya, dan sebagainya.
-) Keputusan yang diambil harus memperhatikan situasi ekonomi, jika keputusan tersebut ada sangkut pautnya dengan ekonomi. Keputusan yang diambil tidak boleh bertentangan dengan norma-norma, undang-undang, hukum yang berlaku dan peraturan-peraturan.

3. Tersedianya Informasi Yang Diperlukan
Dalam pengambilan keputusan, informasi yang diperJukan haruslah lengkap dan memiliki sifat-sifat tertentu, sehingga keputusan yang dihasilkan dapatlah berkualitas dan baik.

Sifat - sifat informasi tersebut :
• Akurat, artinya informasi harus mencerminkan atau sesuai dengan keadaan yang sebenarnya.
• Up to date, artinya informasi tersebut harus tepat waktu.
• Komprehensif, artinya informasi harus dapat mewakili.
• Relevan, artinya informasi harus ada hubungannya dengan masalah yang akan diselesaikan.
• Memiliki kesalahan baku kecil, artinya informasi itu memiliki tingkat kesalahan yang kecil.


4. Kerpribadian dan Kecakapan Pengambil Keputusan
-) Kepribadian dan kecakapan dari pengambil keputusan meliputi: penilaiannya, kebutuhannya, intelegensinya, keterampilannya, kapasitasnya, dan sebagainya.
-) Nilai-nilai kepribadian dan kecakapan ini turut juga mewarnai tepat­ tidaknya keputusan yang diambil.
-) Jika pengambil keputusan memiliki kepribadian dan kecakapan yang kurang, maka keputusan yang diambil juga akan kurang, demikian pula sebaliknya.


B. Implikasi Manajerial
Dari berbagai macam faktor untuk mengambil keputusan, seorang pengambil keputusan juga harus mendengarkan beberapa pihak lain untuk referensi atau pertimbangan agar keputusan yang diambil benar benar matang. Semua keputusan pasti ada baik dan juga ada buruknya, jangan lah ragu untuk mengambil keputusan tetapi juga harus dengan pemikiran yang bijaksana. Oleh karena itu faktor faktor tersebut telah dipertimbangkan dengan matang untuk mengambil keputusan yang seefektif mungkin. Semoga beberapa wacana tersebut bisa membuat teman teman lebih bijaksana dalam mengambil keputusan.